Comment valider un document par signature électronique
Valider un document par signature électronique permet de confirmer votre vente en la passant au statut Signée, ou permet simplement de valider d’éventuels documents complémentaires lorsque la vente a préalablement été signée. Grâce au système de signature électronique, vous pouvez envoyer le document de votre choix directement au contact sélectionné.
Le contact recevra un mail redirigeant vers une plateforme depuis laquelle il pourra signer électroniquement le document de façon autonome. Une fois la signature effectuée, le document sera automatiquement validé et la vente mise à jour.
Le contact recevra un mail redirigeant vers une plateforme depuis laquelle il pourra signer électroniquement le document de façon autonome. Une fois la signature effectuée, le document sera automatiquement validé et la vente mise à jour.
Valider le document principal
Le document principal est celui dont la signature permet de valider le dossier de vente. Il peut être échangé dès que souhaité avec un autre document généré dans l’onglet Documents. Si la vente n’est pas encore au statut Signée, c’est le seul document qui pourra être signé.
- 1.Accédez à l'onglet Ventes.
- 2.Cliquez sur la vente de votre choix (vous pouvez effectuer une recherche et/ou filtrer les résultats). La vente sélectionnée doit être à l’état de Brouillon, Sig. refusée ou Sig. expirée. C’est à dire que la vente est non validée et que le document principal doit donc être signé.
- 3.Une fois dans le détail d’une vente, cliquez sur Signer dans l’espace Validation du document principal de votre tableau de bord, sous les chiffres clés de votre vente.
- 4.Choisissez un contact existant dans le sélecteur Destinataire, ou créez-en un nouveau depuis l’onglet Suivi. Les contacts disponibles seront ceux renseignés dans la fiche de suivi du client lié à la vente. Le destinataire choisi sera le contact qui recevra la demande de signature électronique par mail. Ses coordonnées sont affichées afin que vous puissiez les vérifier avant confirmation.
- 5.Cliquez sur Confirmer pour envoyer la demande de signature au contact sélectionné. La vente passera alors au statut En attente de sig. et le destinataire et la date d’envoi de la demande seront affichés dans l’espace Signature du document principal de votre tableau de bord.
Information : Dans certains cas, ces options n’apparaîtront pas et un message indiquera “Veuillez recharger les documents PDF générés afin qu’ils puissent être signés.”. Vous pouvez cliquer sur Regénérer qui s’affichera dans le bandeau Regénérer les documents en haut de votre écran pour recharger et mettre à jour l’ensemble de vos documents générés. Une fois vos documents à jour, ils pourront être validés.
Information : Si le contact sélectionné possède des coordonnées incomplètes (adresse mail et/ou numéro de téléphone manquant), vous ne pourrez pas le confirmer en tant que destinataire. Cliquez sur Modifier le contact si vous souhaitez ajouter les coordonnées manquantes pour ce contact.
La vente ne peut pas être modifiée tant qu’une demande de signature est en cours. Vous devez attendre la réponse de la signature ou annuler celle-ci pour éditer à nouveau la vente.
Une fois que le destinataire aura signé électroniquement le document depuis le lien reçu par mail, la vente passera au statut Signée.
Valider un document complémentaire
Les documents complémentaires sont l’ensemble des documents générés qui peuvent être validés une fois que le document principal a été signé et que la vente a été validée. Il est possible de valider autant de documents complémentaires que souhaité. Qu’ils soient validés ou non, les documents complémentaires n’ont pas d’impact direct sur le statut de la vente qui dépend du document principal.
- 1.Accédez à l'onglet Ventes.
- 2.Cliquez sur la vente de votre choix (vous pouvez effectuer une recherche et/ou filtrer les résultats). La vente sélectionnée doit être à l’état Signée. C’est à dire que la vente est validée et que le document principal a été signé.
- 3.Une fois dans le détail d’une vente, sélectionnez le document complémentaire que vous souhaitez signer dans le sélecteur Choix du document dans l’espace Validation d’un document complémentaire de votre tableau de bord, sous les chiffres clés de votre vente. Vous pouvez choisir parmi l’ensemble des documents que vous avez généré et qui ne sont pas encore signés, ou bien en générer de nouveaux depuis l’onglet Documents.
- 4.Une fois le document sélectionné, cliquez sur Signer.
- 5.Choisissez un contact existant dans le sélecteur Destinataire, ou créez-en un nouveau depuis l’onglet Suivi. Les contacts disponibles seront ceux renseignés dans la fiche de suivi du client lié à la vente. Le destinataire choisi sera le contact qui recevra la demande de signature électronique par mail. Ses coordonnées afin que vous puissiez les vérifier avant confirmation.
- 6.Cliquez sur Confirmer pour envoyer la demande de signature au contact sélectionné. Le destinataire et la date d’envoi de la demande seront affichés dans l’espace Signature d’un document complémentaire de votre tableau de bord.
Information : Si le contact sélectionné possède des coordonnées incomplètes (adresse mail et/ou numéro de téléphone manquant), vous ne pourrez pas le confirmer en tant que destinataire. Cliquez sur Modifier le contact si vous souhaitez ajouter les coordonnées manquantes pour ce contact.
Le sélecteur Choix du document ne peut pas être modifié tant qu’une signature est en cours. Vous devez attendre la réponse de la demande de signature ou annuler celle-ci pour sélectionner un autre document complémentaire.
Une fois que le destinataire aura signé électroniquement le document depuis le lien reçu par mail, il sera mis à jour.
Remarque
Si une signature est encore en cours et que vous souhaitez changer de procédé pour valider votre document, vous pouvez toujours cliquer sur Valider manuel. pour le valider manuellement. Ensuite, il vous suffira de confirmer l’annulation de la demande de signature en cours qui arrêtera le processus de signature électronique.
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Ressources connexes
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