Comment envoyer une relance pour une facture
Afin d’organiser le suivi de votre facturation, vous pouvez envoyer des relances pour paiement aux contacts de votre choix pour chacune de vos factures. Ces relances sont transmises directement par mail et restent consultables dans l’historique de vos factures après leur envoi.
Envoyer une relance pour une facture
- 1.Accédez à l'onglet Factures.
- 2.Cliquez sur la facture de votre choix (vous pouvez effectuer une recherche et/ou filtrer les résultats). La facture sélectionnée doit être à l’état Retard de paiement, Non réglée, Partiel. réglée ou Importée pour pouvoir envoyer une relance pour paiement.
- 3.Une fois dans le détail d’une facture, cliquez sur Nouvelle relance dans l’espace Historique.
- 4.Choisissez un contact existant dans le sélecteur Contact, ou créez-en un nouveau depuis l’onglet Suivi. Les contacts disponibles seront ceux renseignés dans la fiche de suivi du client lié à la facture.
- 5.Vous pouvez sélectionner le Modèle de relance de votre choix si un ou plusieurs ont déjà été ajoutés dans les paramètres de votre club (facultatif). Si un modèle pré-existant est sélectionné, ses informations seront automatiquement pré-remplies et pourront être modifiées. En cas de modification, les changements apportés s’appliqueront uniquement pour cette relance et n’impacteront pas le modèle d’origine. Vous pouvez également ne pas sélectionner de Modèle de relance et renseigner manuellement les informations nécessaires.
- 6.Indiquez le Libellé de la relance qui vous permettra de l’identifier plus précisément.
- 7.Vous pouvez placer la Facture en pièce jointe en activant l’option associée (facultatif). Si cette option est activée, le PDF généré de la facture sera transmis au contact sélectionné avec le mail de relance.
- 8.Renseignez l’Objet du mail qui apparaîtra lors de l’envoi de la relance.
- 9.Rédigez le Corps du mail de la relance. Vous pouvez intégrer à votre message différentes informations clés telles que le numéro de la facture, son montant TTC, son montant HT, etc.... Pour inclure facilement ses informations, vous pouvez cliquer sur les étiquettes présentes dans le cadre grisé sous votre message, ou commencer à les écrire manuellement en commençant par #. Ces étiquettes seront automatiquement remplacées par la valeur/l’élément qu’elles représentent au moment de l’envoi de votre relance.
- 10.Cliquez sur Envoyer la relance.
La relance est envoyée par mail au contact sélectionné. Elle apparaît également dans l’espace Historique de la facture et peut être consultée en détail en cliquant sur .
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